Σύμφωνα με τις αποφάσεις ΤΑΔΚ οικ. 5/2018 και ΤΑΔΚ οικ. 28/2018 του Υπουργού Εσωτερικών ορίζεται ως ημερομηνία έναρξης λειτουργίας του Συστήματος «Μητρώο Πολιτών» η 22η Ιανουαρίου 2018.

Ενόψει της έναρξης λειτουργίας οι Δήμοι υποχρεούνται να προβούν σε απαιτούμενες ενέργειες που αφορούν στη λειτουργία των Δημοτολογίων και των Ληξιαρχείων τους, ως ακολούθως:

Α. Λειτουργία Δημοτολογίων

Από την 12η Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15:00 μ.μ. έως και την 21η Ιανουαρίου 2018 ώρα 15:00 μ.μ., παύει να διενεργείται οποιαδήποτε ενέργεια ενημέρωσης στα Δημοτολόγια των Δήμων της Χώρας. Δηλαδή δεν διενεργούνται εγγραφές, διορθώσεις στοιχείων, διαγραφές, συμπλήρωση στοιχείων, μεταβολές αστικής κατάστασης, ενημέρωσης του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Εθνικού Δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ) καθώς και οποιαδήποτε άλλη ενέργεια που αφορά στην καταχώριση είτε στα βιβλία δημοτολογίου είτε στις τοπικές βάσεις δημοτολογίων.

Σε όλως εξαιρετικές περιπτώσεις είναι δυνατόν να διενεργηθεί μόνον εγγραφή ανηλίκου σε οικογενειακή μερίδα στα χειρόγραφα βιβλία του δημοτολογίου, από τα οποία – σε αυτές τις εξαιρετικές περιπτώσεις – θα εκδοθεί πιστοποιητικό, εφόσον υπάρξει αιτιολογημένη αίτηση του πολίτη η οποία θα εξεταστεί ως προς το κατεπείγον αυτής από τον οικείο Δήμο. Αυτές οι καταχωρίσεις μετά την 22η Ιανουαρίου 2018 θα πραγματοποιηθούν κατά προτεραιότητα στο Μητρώο Πολιτών.

Κατά το ως άνω χρονικό διάστημα (12-1-2018 έως και 21-1-2018) δεν θα υφίσταται η διαλειτουργικότητα του ΟΠΣΕΔ, ως εκ τούτου δεν δύνανται να εκδίδονται βεβαιώσεις δημοτολογίου από τα ΚΕΠ της Χώρας μέσω διαλειτουργικότητας με το ΟΠΣΕΔ και να διαλειτουργούν οι υπόλοιποι φορείς.

Σε εξαιρετικές και μόνον περιπτώσεις (βλ. έκδοση διαβατηρίου) δύναται να εκδίδονται πιστοποιητικά δημοτολογίου από τις τοπικές βάσεις δημοτολογίου και τα χειρόγραφα βιβλία δημοτολογίου. Εν όψει αυτού και αποκλειστικά για την έκδοση πιστοποιητικών, οι υφιστάμενες τοπικές εφαρμογές δημοτολογίου θα πρέπει να παραμείνουν ενεργές για το χρονικό διάστημα 12-1- 2018 έως και 21-1-2018.

Επίσης θα πρέπει να ληφθεί πλήρες αντίγραφο ψηφιακών δεδομένων (back up) των τοπικών συστημάτων δημοτολογίου.

Από την έναρξη λειτουργίας του «Μητρώου Πολιτών» οι οικογενειακές μερίδες που αφορούν σε Σύμφωνο Συμβίωσης θα πρέπει να καταχωριστούν κατά προτεραιότητα σε αυτό.

Από την έναρξη λειτουργίας του «Μητρώου Πολιτών» τα χειρόγραφα βιβλία δημοτολογίου που τηρούνται στους Δήμους της Χώρας κλείνονται με πράξη Δημάρχου, η οποία προσυπογράφεται από τον αρμόδιο προϊστάμενο του Δήμου για τα Δημοτολόγια και φυλάσσονται επιμελώς στην έδρα του Δήμου.

Β. Λειτουργία Ληξιαρχείων

Από την 16η Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15:00 μ.μ. παύει η λειτουργία του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣΛΗΠ) του άρθρου 8Α του ν.344/1976 και ως εκ τούτου δεν καταχωρίζεται καμία ληξιαρχική πράξη σε αυτό και δεν εκτυπώνεται καμία πράξη από αυτό.

Όταν οι πολίτες αιτούνται Αντίγραφα Ληξιαρχικών Πράξεων θα χορηγούνται φωτοαντίγραφα από τα ήδη υπάρχοντα Ληξιαρχικά Βιβλία, είτε αυτά είναι τα χειρόγραφα ληξιαρχικά βιβλία προ της έναρξης λειτουργίας του ΠΣΛΗΠ (προ Μαΐου 2013) είτε τα εκτυπωμένα φύλλα του ΠΣΛΗΠ που πλέον μετά την έναρξη λειτουργίας του ΠΣΛΗΠ (Μάιος 2013) αποτελούν το Ληξιαρχικό βιβλίο.

Για το χρονικό διάστημα που διαρκεί η μετάπτωση δεδομένων του συστήματος, δηλαδή από 17 Ιανουαρίου 2018 έως και 21 Ιανουαρίου 2018, η καταχώριση των ληξιαρχικών πράξεων θα γίνεται σε «χειρόγραφα» ληξιαρχικά βιβλία του άρθρου 8 του ν.344/1976, ως εκ τούτου:

I. Οι Δήμοι υποχρεούνται άμεσα να φροντίσουν για τον εφοδιασμό τους με ληξιαρχικά βιβλία, Γεννήσεων, Γάμων, Συμφώνων Συμβίωσης και Θανάτων σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 8 παρ. 1 και 6 του ν. 344/1976 «Περί ληξιαρχικών πράξεων» (143Α’), όπως αυτό ισχύει μετά την αντικατάστασή του από το άρθρο 29 του ν. 3801/2009 (163 Α’), σε αριθμό έκαστο όσες και οι ληξιαρχικές τους περιφέρειες. Κάθε ληξιαρχική περιφέρεια θα τηρεί από μία πεντάδα των κύριων ληξιαρχικών βιβλίων, τα οποία θα αναγράφουν το όνομα του Δήμου και το όνομα της δημοτικής ενότητας με την οποία ταυτίζεται.

II. Τα κύρια ληξιαρχικά βιβλία (γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων) προ της χρησιμοποιήσεώς τους, θα αριθμηθούν κατά σελίδα και θα μονογραφηθούν από τον κατά τόπο αρμόδιο Ειρηνοδίκη, όπως ορίζεται σχετικώς στην παρ.5 του άρθρου 8 του ν.344/1976, σημειουμένης σχετικής θεωρήσεως στην τελευταία σελίδα αυτών. (Υπόδειγμα 10, της με Α.Π. 7643/Κ.Δ.4/29-01-1977 εγκυκλίου με την οποία κοινοποιείται ο ν. 344/1976 και τα κατ’ εξουσιοδότηση αυτού εκδοθέντα π.δ. 850/1976 και 943/1976 και παρέχονται οδηγίες επ’ αυτών).

III. Ως αριθμός τόμου των βιβλίων αυτών θα συμπληρωθεί (με αριθμό και όχι με γράμμα), ο αριθμός που ακολουθεί τον αριθμό του ήδη κλεισμένου τόμου που αποτελείται από τα εκτυπωμένα φύλλα ληξιαρχικών πράξεων του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣΛΗΠ). Δηλαδή εάν π.χ. το βιβλίο Θανάτου 2018 έχει αριθμό τόμου (1) το χειρόγραφο βιβλίο θα έχει αριθμό τόμου (2).

IV. Σε περίπτωση που ο εφοδιασμός με ληξιαρχικά βιβλία δεν είναι δυνατός λόγω έλλειψης αυτών από τα τυπογραφεία, οι ληξίαρχοι έχουν τη δυνατότητα να προεκτυπώσουν σειρά φύλλων ληξιαρχικών πράξεων (γεννήσεων, γάμου, συμφώνου συμβίωσης και θανάτου) πρότυπα των οποίων βρίσκονται αναρτημένα στην ιστοσελίδα του Υπουργείου μας
στη διαδρομή: http://www.ypes.gr/el/ /Υπουργείο /Πολιτικές και δράσεις/Πληροφοριακά Συστήματα για Ληξιαρχεία και Δημοτολόγια /Υποδείγματα χειρόγραφων Ληξιαρχικών Πράξεων (17-21/1/2018) και τα οποία αφού βιβλιοδετηθούν και αριθμηθούν θα μονογραφούν από τον αρμόδιο Ειρηνοδίκη σύμφωνα με τα οριζόμενα στο σημείο II της παρούσας.

V. Δεδομένου ότι τις ημέρες της μετάπτωσης οι ληξιαρχικές πράξεις συντάσσονται χειρόγραφα, προτείνεται πέραν των ληξιαρχικών πράξεων θανάτου, οι ληξίαρχοι να συνιστούν στους πολίτες να δηλώσουν τα ληξιαρχικά γεγονότα, μετά την ημερομηνία έναρξης του Μητρώου Πολιτών.

VI. Μετά την έναρξη λειτουργίας του Μητρώου Πολιτών θα πρέπει να καταχωριστούν σε αυτό, το συντομότερο δυνατόν, τα στοιχεία των ληξιαρχικών πράξεων των ανωτέρω χειρόγραφων ληξιαρχικών βιβλίων σε ειδικές φόρμες καταχώρησης ψηφιοποιημένων ληξιαρχικών πράξεων που θα είναι διαθέσιμες. Η σάρωση των εν λόγω ληξιαρχικών πράξεων θα γίνει σε μεταγενέστερο χρόνο, με προδιαγραφές που θα καθοριστούν, κατά τη διάρκεια μετάπτωσης των υπόλοιπων ψηφιοποιημένων πράξεων από τα έργα ψηφιοποιήσεων.

Μεταβολές σε Ληξιαρχικές Πράξεις (για το χρονικό διάστημα 17-21/1/2018)

1. Οι μεταβολές σε ληξιαρχικές πράξεις που εκδόθηκαν από το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣΛΗΠ), θα επισημειώνονται χειρόγραφα στο περιθώριο των ενυπόγραφων εκτυπωμένων ληξιαρχικών πράξεων, ή όπισθεν αυτών, και θα υπογράφονται εκ μέρους του δηλούντος και του Ληξιάρχου. Μετά την έναρξη του Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών», οι εν λόγω μεταβολές θα καταχωρισθούν κατά προτεραιότητα σε αυτό.

2. Οι μεταβολές σε ληξιαρχικές πράξεις που εκδόθηκαν προ της έναρξης λειτουργίας του ΠΣΛΗΠ (προ 8/5/2013), πέραν της επισημείωσης στο ληξιαρχικό βιβλίο θα καταχωρίζονται και στο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣΛΗΨ) μαζί με όλα τα στοιχεία της Ληξιαρχικής Πράξης. Η λειτουργία του ΠΣΛΗΨ θα συνεχιστεί έως ότου μεταπέσουν στο Μητρώο Πολιτών οι ληξιαρχικές πράξεις από τα έργα ψηφιοποιήσεων των Ληξιαρχείων.

Κλείσιμο ληξιαρχικών βιβλίων

1. Τα υπάρχοντα ληξιαρχικά βιβλία τρέχοντος έτους (Γεννήσεων, Γάμων, Συμφώνου Συμβίωσης και Θανάτων) τα οποία έχουν δημιουργηθεί από εκτυπωμένα φύλλα ληξιαρχικών πράξεων του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣΛΗΠ), κλείνονται με σχετική έκθεση βεβαίωσης κλεισίματος, την οποία συντάσσει ο Ληξίαρχος αμέσως μετά την τελευταία πράξη που καταχωρίστηκε στο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων την 16η Ιανουαρίου 2018, αναφέροντας τον αριθμό των εγγραφών στο βιβλίο σύμφωνα με το σχετικό Υπόδειγμα (Υπόδειγμα 11 της ως άνω εγκυκλίου).

2. Τα χειρόγραφα βιβλία – τα οποία θα ανοιχτούν την 17η Ιανουαρίου 2018 και τα οποία θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια της μετάπτωσης δεδομένων στο Μητρώο Πολιτών έως και την 2111 Ιανουαρίου 2018, θα κλείσουν μετά την τελευταία πράξη που καταχωρίσθηκε σε αυτά την 21η Ιανουαρίου 2018 με τη σύνταξη σχετικής έκθεσης όπως ανωτέρω.

3. Τα υπάρχοντα χειρόγραφα βιβλία εκθέσεων που τηρούνται στα Ληξιαρχεία της Χώρας κλείνονται με σχετική έκθεση βεβαίωσης κλεισίματος, την οποία συντάσσει ο Ληξίαρχος αμέσως μετά την τελευταία πράξη της 21ης Ιανουαρίου 2018 αναφέροντας τον αριθμό των εγγραφών στο βιβλίο σύμφωνα με το σχετικό ως ανωτέρω Υπόδειγμα. Εκθέσεις που έχουν συνταχθεί κατά τη διάρκεια μετάπτωσης δεδομένων οφείλουν να καταχωριστούν στα οικεία βιβλία που τις αφορούν.

Με την έναρξη λειτουργίας του συστήματος κάθε Ληξιαρχικό Βιβλίο συμπεριλαμβανομένου του βιβλίου εκθέσεων, δημιουργείται από εκτυπωμένα – από το Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» – φύλλα ληξιαρχικών πράξεων, τα οποία φέρουν χαρακτηριστικό ασφαλείας που παράγεται αυτόματα από το σύστημα και υπογράφονται από τον δηλούντα το γεγονός και από τον Ληξίαρχο. Στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» η αρίθμηση των ληξιαρχικών πράξεων (και των εκθέσεων) θα ξεκινήσει από τον αριθμό ένα (1) και ως αριθμός τόμου θα συμπληρωθεί (με αριθμό και όχι με γράμμα) ο αριθμός που έπεται του κλεισμένου τόμου. Παράδειγμα:
• εάν υπάρχει βιβλίο θανάτου έτους 2018 από εκτυπωμένα φύλλα του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣΛΗΠ) με αριθμό τόμου (1)
• και υπάρχει και χειρόγραφο βιβλίο θανάτου 2018 με αριθμό τόμου (2) [για το διάστημα της μετάπτωσης δεδομένων στο Μητρώο Πολιτών],
• τότε το νέο βιβλίο θανάτου που θα ανοιχτεί από τα εκτυπωμένα φύλλα του «Μητρώου Πολιτών» θα έχει τον αριθμό τόμου (3).

Πηγή: Taxheaven